Ablauf der Beratung für Büroorganisation

Der Ablauf ist je nach Auftrag und Beratungsziel immer individuell zu gestalten und wird gemeinsam auf den Einzelfall zugeschnitten.

Wenn beispielsweise das Problem bekannt ist und es sich um ein einzelnes Beratungsthema handelt ist der Ablauf nicht sonderlich komplex. Dasselbe trifft auf eine telefonische Beratung zu.

Handelt es sich im Umkehrschluss jedoch um eine umfangreichere Beratung für Büroorganisation oder einen längeren Beratungsprozess bestehend aus mehreren Teilen und Terminen, soll das folgende Beispiel einen möglichen Beratungsablauf verdeutlichen.

Beispielablauf eines umfangreicheren Auftrags

Beratungsziel: Analyse und Verbesserung der betrieblichen Verwaltung

1. Erstkontakt

Der erste Kontakt kann sowohl im persönlichen Gespräch oder überregional auch telefonisch stattfinden. Dabei geht es um die Problemstellung, Vorstellungen, Ziele und Wünsche des Auftraggebers sowie die passenden Möglichkeiten und Konditionen, die sich aus meiner Sicht ergeben.

2. Auftragserteilung

Wenn ein Auftrag erteilt wird, werden mit dem Auftrag die entsprechenden exakten Ziele, mögliche Wege als auch Chancen und Risiken erörtert.

3. Ankündigung an Mitarbeiter

Vor dem ersten Beratungstermin sollte den betroffenen Angestellten mein Erscheinen angekündigt werden, damit eine gute Zusammenarbeit möglich ist. In der Ankündigung sollte folgendes vermittelt werden:

  • Wer kommt?
  • Warum lassen Sie sich beraten?/Was sind die Ziele?
  • Wann geht es los?
  • Was geschieht?
  • Wie gestaltet sich der Beratungsprozess?
  • Weshalb ist die Mitarbeit der Angestellten erforderlich?

In meinen Augen ist es wichtig, dass sich jeder Beteiligte genau darüber bewusst ist, was ihn erwartet, da eine mögliche Skepsis/Unwissenheit einer Zusammenarbeit sonst unter Umständen im Wege steht. Gern unterstütze ich Sie alle nötigen Informationen entsprechend an Ihre Angestellten zu kommunizieren.

4. Analyse

Dabei geht es nicht nur darum Probleme zu finden, Reibungspunkte zu entdecken oder Kostenpotentiale aufzudecken. Es ist auch wichtig, zu erkennen, was bereits gut läuft und was keiner Änderung bedarf. Meiner Philosophie entsprechend muss nicht verändert oder komplett umstrukturiert werden , was bisher gut funktioniert.

Die Analyse kann auf verschiedenen Wegen erfolgen. Die Erfolgversprechendste Variante ist die Begleitung der Mitarbeiter und die entsprechende Befragung. Um möglichst effizient zu arbeiten, erfolgt die Befragung, wenn möglich, per Fragebögen.

5. Auswertung

Die durch die Analyse erlangten Erkenntnisse werden schriftlich festgehalten und zusätzlich im persönlichen Gespräch erörtert. Außerdem werden mögliche Lösungen und Maßnahmen festgehalten.

Anschließend wird geklärt ob die Zusammenarbeit weitergeht und ob oder welche Lösungen/Maßnahmen von Ihnen mitgetragen und umgesetzt werden. Dabei ist es selbstverständlich möglich, die einzelnen Wege allein oder mit meiner Begleitung zu gehen.

6. Umsetzung

Haben Sie sich entschlossen, weiter auf meine Unterstützung zu setzen, werden die gewünschten Maßnahmen nach und nach geordnet umgesetzt.

Bei umfangreicheren Beratungsprozessen erhalten Sie als Auftraggeber von mir Zwischenberichte, um stets auf dem aktuellen Stand zu sein und über alle Informationen zu verfügen.

7. Abschlussbericht

Nach dem Ende der Beratung erhalten Sie, wenn gewünscht, nochmals einen schriftlichen Bericht, der den Ablauf zusammenfasst. Außerdem gehe ich darin auf bereits erreichte Ziele und weiterhin bestehende Chancen und Potentiale ein.

Selbstverständlich stehe ich Ihnen danach noch immer für etwaige Probleme und Fragen zur Verfügung.

8. Kontrolle

Wenn gewünscht, kann mit einem gewissen zeitlichen Abstand der Erfolg der Beratung kontrolliert werden und die Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter ausgewertet werden.

So kann erkannt werden, was sich bewährt hat und wo noch immer Probleme oder Potentiale bestehen, denn letztendlich gilt: Die optimale, 100-%-perfekte, Büroorganisation wird es nie geben. Besser geht es immer – auch wenn es nur ein bisschen ist.